Рекомендации по оформлению нерегламентированных документов

2123
Рассмотрим случаи, когда требования к оформлению обязательных документов, используемые в работе контрактным управляющим, не установлены ни Законом о КС, ни какими бы то ни было иными нормативными актами, можно ли составлять их в произвольной форме.

Нередко контрактному управляющему приходят на помощь утвержденные внутриведомственные правила документооборота, но не всегда. Именно поэтому полезно перечислить основные принципы составления так называемых нерегламентированных документов.

Несмотря на то, что в законодательстве о контрактной системе жестких требований к форме значительного числа документов не приводится, стоит помнить, что их содержание все же обусловлено именно нормами Закона о контрактной системе и должно соответствовать тем закупочным отношениям, для которых эти документы и составляются. Оформление же официальных документов регламентируется специальным стандартом, и логично предположить, что официальные бумаги органов государственной власти и местного самоуправления в первую очередь должны соответствовать именно ему.

Требования к оформлению документов

В качестве ориентира для оформления шаблонов документов и расположения реквизитов можно рекомендовать ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ устанавливает стандарты оформления не только приказов, распоряжений и иных подзаконных и локальных нормативных актов, но и иных документов, круг которых довольно широк и включает в себя в т. ч. и письма.

ГОСТ регламентирует формат документов, расположение документа на странице, порядок расстановки реквизитов. Для организаций с отлаженным документооборотом эти данные стандартны:

  • герб или эмблема организации;
  • полное официальное наименование организации и ее реквизиты;
  • регистрационный номер документа;
  • место и дата его составления;
  • название документа;
  • сведения об утверждении, в т. ч. подпись утверждающего должностного лица и печать организации.

Кроме того, в отдельных документах (например, письмах и обращениях) указываются адресаты. Если документ является ответом (например, ответ на запрос), то в нем проставляются также регистрационный номер и дата составления того документа, на который данный ответ дается — исключением является ответ на запрос разъяснения закупочной документации, публикуемый без указания субъекта запроса.

В тексте ГОСТ Р 6.30–2003 описываются требования к проставлению реквизитов, а в приложении «А» дается схема их взаимного расположения. Если документ предназначен исключительно для приобщения к архиву организации, то для его оформления можно рекомендовать бланк, приведенный в приложении «Б.1». Обращения же и иные письма целесообразно оформлять с использованием бланка, образец которого приведен в приложении «Б.2».

Разумеется, все эти требования применяются в первую очередь в традиционном документообороте, т. е. если документ составляется на бумаге и отправляется в виде бумажного оригинала или скан-копии бумажного документа. При работе на Официальном сайте электронной площадки и иных подобных порталах документы формируются путем заполнения полей данных порталов и удостоверяются не подписью и печатью, а электронной подписью.

Содержание документов

При всей важности проставления реквизитов в официальном документообороте центральным элементом любого документа все же является содержание. Даже если требования к нему не установлены ни законом, ни подзаконными нормативными актами, можно логически вывести из контекста их использования те основные данные, которые должны быть в документ включены. Попробуем сформулировать рекомендации в отношении содержания тех «нерегламентированных» документов, которые чаще других используются в закупочных процедурах.

Форма запроса о предоставлении ценовой информации (ч. 5 ст. 22 Закона о контрактной системе) составляется в произвольной форме, но с учетом методических рекомендаций, утвержденных приказом Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567. Во исполнение этих рекомендаций в запросе необходимо указать:

  • наименование заказчика;
  • перечень сведений, необходимых для определения идентичности или однородности товара (работы, услуги);
  • основные условия поставки;
  • количество товара, объем работ (услуг);
  • ориентировочные сроки проведения закупки;
  • сроки предоставления запрашиваемой ценовой информации;
  • информацию о том, что сбор сведений не влечет возникновения каких-либо обязательств заказчика;
  • сведения о том, что из ответа на запрос должны однозначно определяться цена единицы товара (работы, услуги) и общая цена контракта на условиях, указанных в запросе, а также срок действия предлагаемой цены, расчет такой цены с целью предупреждения намеренного завышения или занижения цен.

Извещение о внесении изменений в закупочную документацию (ч. 6 ст. 50 Закона о контрактной системе и аналогичные нормы) должно содержать реквизиты публикации закупки на Официальном сайте. Эти реквизиты можно отразить в названии извещения вместе с указанием на предмет закупки и краткой сути изменений (например, «Извещение об уточнении требований к участникам конкурса» или «Извещение о продлении срока приема заявок»).

Если уж закупочная документация в рамках конкретной закупки является официальным документом, то и в тексте извещения о ее изменении лучше всего использовать стандарты, по которым оформляются изменения в нормативные документы, т. е. указывать целиком новые формулировки (например, «подпункт 12.27 п. 12 конкурсной документации изложить в следующей редакции…" или «дополнить п. 10 аукционной документации подп. 10.11 в следующей редакции…«). При этом необходимо помнить о том, что изменения в закупочную документацию не только направляются участникам закупки в виде извещений, но и обязательно публикуются на Официальном сайте.

Уведомление о продлении срока рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсе (ч. 1 ст. 53 Закона о контрактной системе) заказчик имеет право составить лишь при проведении конкурса на поставку товара, выполнение работы либо оказание услуги в сфере науки, культуры или искусства. По этой причине необходимо указать в названии документа предмет закупки, свидетельствующий о его применимости к данному основанию закупки. Кроме того, в названии следует отразить реквизиты публикации соответствующего конкурса на Официальном сайте. В тексте же документа достаточно указания на первоначальный срок окончания рассмотрения конкурсных заявок и на новый срок.

Запрос о согласии участника закупки на заключение контракта (ч. 5 ст. 54, ч. 14 ст. 70, ч. 17 ст. 83 Закона о контрактной системе) может быть ограничен лаконичной констатацией факта уклонения победителя закупки от подписания контракта и приглашением участнику, занявшему второе место, подписать контракт. Для идентификации контракта необходимо лишь развернутое указание реквизитов закупки — с содержанием же закупочной документации и условий поставки такой заказчик знаком априори и подтвердил это знакомство фактом подачи заявки, а потому воспроизводить их в запросе нет необходимости.

Разъяснение положений закупочной документации (ч. 7 ст. 50 Закона о контрактной системе и иные подобные нормы того же закона), направляемые участнику закупки в письменной форме, должны помимо реквизитов закупки содержать точную формулировку вопроса (при некорректной формулировке вопроса участников заказчик может в начале ответа предложить собственную уточненную), а также развернутый ответ по сути вопроса с указанием конкретных пунктов закупочной документации. В течение одного рабочего дня с даты направления разъяснений положений конкурсной документации такие разъяснения должны быть размещены заказчиком на Официальном сайте с указанием предмета запроса, но без обозначения лица, от которого поступил запрос. Разъяснения положений конкурсной документации не должны изменять ее суть.

Извещение об отмене закупки (ч. 1 ст. 36 Закона о контрактной системе) при соблюдении установленных Законом о КС сроков также может ограничиваться лаконичной констатацией отмены лота, нескольких лотов или всей закупки целиком с точным указанием на реквизиты закупки, ее предмет, а при необходимости также на номера и предмет отдельных лотов, подлежащих отмене. Как бы то ни было, обосновывать отмену закупки законодательство заказчика не обязывает, за исключением отмены закупки по истечении сроков, указанных в ч. 1 ст. 36 Закона о контрактной системе, — в этом случае заказчик обязан развернуто изложить обстоятельства непреодолимой силы, послужившие основанием для отмены закупки. Не стоит лишь забывать о том, что такое извещение заказчик обязан опубликовать на Официальном сайте.

Обращение о согласовании заключения контракта с единственным поставщиком (пп. 24 и 25 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе) должно соответствовать ст. 93 Закона о контрактной системе и содержать указание на несостоявшуюся конкурентную процедуру (в т. ч. дату ее объявления, способ, форму и предмет закупки), а также причину объявления процедуры несостоявшейся и дату подписания соответствующего протокола. Кроме того, в обращении должно быть отражено полное фирменное наименование, реквизиты и контрактные данные поставщика, с которым предполагается заключить контракт.

Запрос о согласии единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) заключить контракт должен содержать как минимум ту же информацию, что и извещение о проведении закупки. Можно рекомендовать приложить к такому запросу и сведения, подлежащие включению в закупочную документацию, и в первую очередь проект контракта во избежание подозрений в отсутствии согласования условий контракта. При этом, в отличие от конкурентной закупки, нет необходимости указывать такие данные, как форма заявки, порядок сопоставления заявок и т. п.

Уведомление о закупке у единственного поставщика (ч. 2 ст. 93 Закона о контрактной системе) должно содержать указание на пункт ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе, на основании которого проводится закупка, сведения о соответствующем предмете закупки, дате, месте и объемах поставки. Кроме того, к уведомлению необходимо приложить обоснование ссылки на п. 34 или п. 9 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе — как минимум соответственно протокол о признании запроса предложений несостоявшимся либо отчет о невозможности использования иных способов закупки.

Отчет о невозможности использования (нецелесообразности) иных способов определения поставщика (п. 9 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе) ввиду экстраординарных условий закупки не может быть пространным. Однако в нем как минимум стоит указать на эти самые условия аварии, иных чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, непреодолимой силы, потребность оказания медицинской помощи в экстренной форме или неотложной форме. Кроме того, стоит указать срок, к которому должны быть поставлена закупаемая продукция (чтобы отсутствие времени на проведение конкурентных процедур было наглядно) и собственно перечень такой продукции.

Положение о приемочной комиссии для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (ч. 6 ст. 94 Закона о контрактной системе) является документом, не обязательным для заказчика. Однако в случае создания приемочной комиссии, работающей на постоянной основе, ее деятельность все же должна опираться на соответствующее положение. В нем необходимо прописать численность членов комиссии (возможно даже указание на должности сотрудников, входящих в такую комиссию по должности), основные действия по приемке продукции и документарному осуществлению такой приемки, порядок голосования по вопросу о результатах приемки, а также порядок взаимодействия с руководством заказчика, инициатором закупки и поставщиком принимаемой продукции.

Приказ о создании приемочной комиссии (ч. 6 ст. 94 Закона о контрактной системе) помимо стандартных реквизитов приказа должен содержать реквизиты контракта, исполнение которого и проверяется комиссией, сведения о его условиях и сроках исполнения. Кроме того, в приказе поименно указываются члены комиссии и сроки их работы по приемке продукции.

Заключение по результатам экспертизы, проводимой силами заказчика (ч. 3 ст. 94 Закона о контрактной системе), должно содержать реквизиты того контракта, экспертиза результатов которого производится, описание запланированных результатов этого контракта (поставка товара, выполнение работ, указание услуг с перечислением конкретных товаров, работ и услуг), а также вывод эксперта о соответствии, несоответствии или частичном соответствии реальных результатов исполнения контракта запланированным. В последних двух случаях необходимо обоснование такого вывода. Наконец, подпись эксперта желательно сопроводить указанием на его должность, ученую степень или ученое звание, которые свидетельствуют о его экспертных навыках в отношении предмета контракта.

Решение о расторжении заказчиком договора в одностороннем порядке (ч. 9–24 ст. 95 Закона о контрактной системе) должно содержать прежде всего указание на норму Закона о контрактной системе и при необходимости норму ГК РФ, а также пункт контракта, обосновывающий такое расторжение контракта. Перед указанием нормы закона необходимо описать фактические обстоятельства, связанные с исполнением контракта и делающие его расторжение неизбежным. Например, привести выводы экспертизы или сведения о несоответствии поставщика предъявленным к нему в закупочной документации требованиям.

Решение об отмене решения об одностороннем отказе от исполнения контракта (ч. 14 ст. 95 Закона о контрактной системе) должно содержать реквизиты решения об одностороннем отказе и реквизиты соответствующего контракта с указанием его предмета, а также сведения о том, что устранено нарушение условий контракта, послужившее основанием для принятия указанного решения, и заказчику компенсированы затраты на проведение экспертизы, с указанием сути нарушений и сроков их устранения.

Рекомендации по оформлению нерегламентированных документов

Получите квалифицированную экспертную помощь в Системе "Госзаказ"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Номер свидетельства ЭЛ №ФС77-42679 от 16.11.2010.




  • Мы в соцсетях
Самый полный банк информации для специалистов по закупкам!

Зарегистрируйтесь и получите бесплатный доступ к полному банку информации в сфере закупок на территории РФ (к самым важным новостям в сфере госзакупок).

Каждый день на портале pro-goszakaz.ru последние новости, решения проблемных вопросов, полезные статьи, шаблоны документов и многое другое.

А Вам подарок! После регистрации Вы получите доступ к лучшим видеотренингам по теме государственных закупок



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок запись вебинара «Ключевые проблемы в сфере госзакупок в 2016 году и их решения!»


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок - доступ к самым интересным видеотренингам по теме госзакупок в


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль