Оформление реквизитов документов

364
Подробно рассмотрим основные реквизиты документов (официального письма), что к ним относится и как они оформляются.

Официальные документы должны оформляться в соответствии с общепринятыми требованиями, которые предъявляются к ним. Итак, прежде чем, оформить какой-то документ, стоит внимательно ознакомиться с требованиями к его оформлению. Документы, необходимые на всех этапах закупочного процесса, согласно Закона № 44-ФЗ, также попадают под общие требования к их оформлению. Официальные документы всегда содержат кроме основного текста еще и реквизиты.

Рассмотрим основные реквизиты документа, что же к ним относится. Ведь реквизит это обязательный элемент оформления документа. Необходимо помнить и всем заказчикам, работающим по Закону № 44-ФЗ, что при составлении официального документа, либо письма, например тому же поставщику, существуют правила, которых стоит придерживаться.

Основные реквизиты документов и официального письма и их оформление:

  • Государственный герб, в том случае, если государственное предприятие. Размещается на верхнем поле документа. Такие бланки находятся на строгом учете, отсюда и относятся они к бланкам строгого учета.
  • Эмблема организации, если есть. Данный реквизит располагается слева от наименования организации. Но если на бланке документа уже размещен герб, то эмблему на таком бланке размещать нельзя.
  • Наименование организации. Как в полном, так и сокращенном виде.
  • Информация, точнее справочные данные об организации. Включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, электронную почту, счета в банке, наименование этого банка и т.п. информацию. Четкого указания, какие именно сведения должна прописывать организация нет. Такого рода сведения даются только лишь на усмотрение самой организации. Это может быть совсем краткая информация, либо наоборот очень развернутые сведения.
  • Адрес отправителя именно почтовый. Должен соответствовать правилам предъявляемым Министерством связи РФ. В случае, если организация сотрудничает с партнерами, находящимися за рубежом, то адрес в бланке письма указывается на русском языке и на иностранном, преимущественно это английский язык.
  • Дата. Это день подписания или оформления данного документа, его непосредственного отправления либо получения. И как правило, указывается арабскими цифрами, единственное исключение составляет словесно-цифровой вид передачи, который предпочтителен только для финансовых документов.
  • Номер регистрации документа либо регистрационный номер. Включает в себя индекс, который является так сказать, условным обозначением, который присваивается документа при его регистрации.
    Такой номер состоять может из номера подразделения, которое оформляет данное письмо, также из порядкового номера таких писем и т.п. У каждой организации свой подход и своим правила проставления регистрационных номеров. По своей сути реквизит документа - элемент оформления официального документа.
  • В случае если письмо является ответным, то в данном письме дается ссылка на то письмо, на которое дается ответ. Это обязательный элемент.
  • Адресат, куда, кому направляется документ. При направлении в организацию, то должностное лицо не указывается. Если физическому лицу, то сначала почтовый адрес, затем уже фамилия и инициалы.
  • Адрес. Конкретно для адреса существуют правила, прописанные в «Правилах оказания услуг почтовой связи». Итак, для написания адреса следует помнить, что все прописывается по порядку: организация либо физическое лицо; улица, дом, квартира; населенный пункт; край, область, республика; страна, почтовый индекс.
  • Заголовок текста. Любое название без кавычек и без проставления точки в конце заголовка. На документе слева под реквизитами ссылка на регистрационный номер.
  • Содержание документа, письма.
  • Приложения, если есть. Отражается как: Приложение: на 5 л. в 3 экз.
  • Подпись. Включает помимо должности подписанта, саму подпись и расшифровку подписи, а это инициалы и фамилия.
  • На всех документах без исключения всегда есть отметка об исполнителе. Это фамилия и контактный номер телефона. В левом нижнем углу документа, либо на оборотной стороне последнего листа документа, в случае, если документ состоит из нескольких листов.
  • Информация об исполнении документа и/ или направлении его в работу. Также может подшиваться к какому-то делу, тогда и отметка о номере этого дела, в состав которого будет входить.
  • Информация о поступлении документа в учреждение. Здесь два варианта, как зафиксировать данную информацию, один из которых просто проставляется от руки и другой вариант в форме штампа в нижней части документа на первом листе, либо на оборотной стороне. Но содержать и в том и другом случае должен как номер по порядку, так и дату поступления данного документа непосредственно в организацию.

Как правило, требования к оформлению документов и их реквизитов изложены в законодательстве, ГОСТах, но помимо этого и в каждой организации существуют и свои внутриорганизационные приказы. Где отражены реквизиты документов и правила их оформления. Стоит помнить заказчикам по Закону №44-ФЗ, даже если приходится составлять письмо поставщику, который не исполняет свои обязательства по контракту не стоит забывать о требованиях к оформлению официальных писем.

Оформление реквизитов документов

Получите квалифицированную экспертную помощь в Системе "Госзаказ"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Номер свидетельства ЭЛ №ФС77-42679 от 16.11.2010.




  • Мы в соцсетях
Самый полный банк информации для специалистов по закупкам!

Зарегистрируйтесь и получите бесплатный доступ к полному банку информации в сфере закупок на территории РФ (к самым важным новостям в сфере госзакупок).

Каждый день на портале pro-goszakaz.ru последние новости, решения проблемных вопросов, полезные статьи, шаблоны документов и многое другое.

А Вам подарок! После регистрации Вы получите доступ к лучшим видеотренингам по теме государственных закупок



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок запись вебинара «Ключевые проблемы в сфере госзакупок в 2016 году и их решения!»


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок - доступ к самым интересным видеотренингам по теме госзакупок в


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль