Как создать контрактную службу, как отдельное структурное подразделение

1149

Вопрос

Как создать контрактную службу, как отдельное структурное подразделение? Как наименовать должности руководителя структурного подразделения и его сотрудников?

Ответ

Если Вы собираетесь руководить всей контрактной службой, то должность может называться – руководитель контрактной службы. Если необходимо назначить руководителя структурного подразделения, входящего в контрактную службу, то его должность можно назвать – руководитель подразделения.

Какое наименование дать должностям специалистов – решать заказчику.

Можно использовать перечень должностей, утвержденных приказом Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. 631.

Так, для остальных специалистов можно использовать должности - специалист по закупкам (должность подходит для начинающих специалистов со средним профессиональным образованием), старший специалист по закупкам, консультант по закупкам, ведущий специалист по закупкам, заместитель руководителя подразделения.

Рекомендация:

Название рекомендации

Как создать контрактную службу

Текст рекомендации

Контрактную службу необходимо создавать когда совокупный годовой объем закупок заказчика превышает 100 млн руб.

Если совокупный годовой объем закупок не превышает 100 млн руб. заказчик либо создает контрактную службу, либо назначает должностное лицо – контрактного управляющего. Один управляющий может отвечать за все закупки заказчика. Или может быть несколько управляющих, каждый из которых будет отвечать за одно из направлений закупок.

Эти правила установлены частями 1 и 2 статьи 38 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ (далее – Закон № 44-ФЗ).

Ситуация: как заказчику создать контрактную службу, если его совокупный годовой объемом закупок менее 100 млн. руб.

Если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает 100 млн руб., можно издать приказ о создании контрактной службы одним из способов. В зависимости от выбранного способа нужно определить категорию руководителя контрактной службы. Также этим же приказом можно утвердить положение о контрактной службе.

Чем занимается контрактная служба

Контрактная служба выполняет следующие функции (ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ):

  • разрабатывает план закупок, план-график, подготавливает изменения для внесения в них;
  • размещает в единой информационной системе (далее – ЕИС) план закупок, план-график и внесенные в них изменения;
  • подготавливает и размещает в ЕИС извещения о закупках, документацию о закупках и проекты контрактов, подготавливает и направляет приглашения принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
  • проводит закупки, в том числе заключает контракты;
  • участвует в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и подготавливает материалы для выполнения претензионно-исковой работы;
  • организует на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвует в таких консультациях, чтобы оценить конкурентную среду на рынках товаров, работ и услуг, определить наилучшие технологии и решения для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
  • осуществляет иные полномочия, предусмотренные Законом № 44-ФЗ, например, подготовку и размещение в единой информационной системе отчета об исполнении контракта и (или) о результатах отдельного этапа его исполнения.

Внимание:

При централизации закупок (ч. 1 ст. 26 Закона № 44-ФЗ) полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) могут быть переданы соответствующему уполномоченному органу, уполномоченному учреждению.

Кто разрабатывает положение (регламент) о контрактной службе

Положение о контрактной службе разрабатывает и утверждает заказчик.

Контрактная служба не может функционировать до утверждения такого положения.

Госзаказ советует:

за основу положения возьмите типовое положение (регламент) о контрактной службе, утвержденное приказом Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. 631 (далее – Типовое положение).

Положение о контрактной службе определяет порядок действий службы, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями заказчика и комиссией по осуществлению закупок.

Ситуация: обязан ли заказчик размещать в единой информационной системе или на своем сайте положение о контрактной службе

Заказчик не обязан размещать положение о контрактной службе в единой информационной системе или на своем сайте.

Открытость и прозрачность информации о контрактной системе в сфере закупок обеспечиваются, в частности, путем ее размещения в единой информационной системе.

Согласно части 3 статьи 4 Закона № 44-ФЗ единая информационная система не содержит обязанности размещать положение о контрактной службе.

Каким способом можно создать контрактную службу

Контрактную службу можно создать как:

  • отдельное структурное подразделение;
  • утвержденный заказчиком постоянный состав работников.

Во втором случае работники будут выполнять функции контрактной службы без образования отдельного структурного подразделения, без перевода работников в специальный отдел.

Создавать специальное структурное подразделение не обязательно.

Госзаказ советует:

не используйте иные способы создания контрактной службы, так как они будут противоречить Закону № 44-ФЗ, Типовому положению.

Внимание:

функциональные обязанности между работниками контрактной службы распределяет ее руководитель (п. 10 и п. 17 Типового положения).

При этом трудовые обязанности сотрудника нужно зафиксировать в трудовом договоре (ст. 21 ТК РФ).

Ситуация: допускается ли создание нескольких контрактных служб

Нет, не допускается.

Закон № 44-ФЗ и приказ Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631 не предусматривают создание нескольких контрактных служб одним заказчиком.

Кроме того, контрактная служба является отдельным субъектом контроля (ч. 2 ст. 99 Закона № 44-ФЗ).

Поэтому, заказчику следует создать только одну контрактную службу.

Ситуация: как рассчитать численность сотрудников контрактной службы

В настоящий момент требования к максимальному количественному составу контрактной службы ни Законом № 44-ФЗ, ни приказом Минтруда № 625н не установлены. При этом, согласно п. 7 Типового положения, структура и численность контрактной службы определяется и утверждается заказчиком, но не может составлять менее 2-х человек.

Таким образом, максимальный/оптимальный количественный состав контрактной службы определяется заказчиком самостоятельно с учетом его потребностей, а также финансовых возможностей. При этом учет требований, предъявляемых к специалистам в сфере закупок в соответствии с приказом Минруда № 625н, при расчете численного состава контрактной службы может учитываться, но не обязателен, поскольку применение профстандарта "Специалист в сфере закупок" не является обязанностью для заказчика.

Дополнительно, заказчик вправе самостоятельно подготовить экономическое обоснование оптимальной для него численности сотрудников, входящих в состав контрактной службы. В основе такого экономического обоснования могут лежать, например, общий финансовый объем закупок заказчика, количество заключенных контрактов, приходящихся на последний год и т.д.

Кто возглавляет контрактную службу

В контрактной службе всегда должен быть руководитель (п.9 Типового положения).

Если контрактная служба создается как отдельное структурное подразделение, ее руководителя назначают на должность приказом руководителя заказчика либо уполномоченного лица, исполняющего его обязанности.

Если контрактная служба создается без образования отдельного подразделения, ее возглавляет один из заместителей руководителя заказчика.

Ситуация: как должна называться должность руководителя контрактной службы

Название должности заказчик может определить самостоятельно. Например, можно, назвать такую должность "руководитель контрактной службы".

Каких-либо требований к названию должности руководителя контрактной службы в Типовом положении нет.

Ситуация: кто имеет право замещать руководителя контрактной службы в период его нахождения в отпуске

Руководитель контрактной службы должен самостоятельно определить работника контрактной службы, который будет замещать его в период отпуска.

Такой вывод следует из статьи 38 и статьи 112 Закона № 44-ФЗ и приказа Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631.

Какие требования предъявляются к образованию работников контрактной службы

С 1 января 2017 года работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).

До 1 января 2017 года работник контрактной службы или контрактный управляющий может иметь профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд (ч. 23 ст. 112 Закона № 44-ФЗ).

При этом, Закон № 44-ФЗ не предъявляет требований к наименованию документов, которые подтверждают наличие у работников контрактной службы высшего или дополнительного профессионального образования.

Отметим, что в России выдаются в том числе, документы об образовании и (или) о квалификации (ч. 1 ст. 60 Закона № 273-ФЗ).

Документом, подтверждающим наличие высшего образования в сфере закупок будет служить именно диплом (государственного и негосударственного образца).

Повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования подтверждается удостоверением о повышении квалификации или дипломом о профессиональной переподготовке (п. 1 ч. 10 ст. 60 Закона № 273-ФЗ).

Работник контрактной службы с 1 января 2017 года должен иметь высшее образование в сфере закупок, подтвержденное соответствующим дипломом, или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок, подтвержденное удостоверением о повышении квалификации или дипломом о профессиональной переподготовке.

Из статьи журнала «Госзакупки.ру», № 6, июнь, 2016

Название статьи

Как сделать карьеру в закупках: что профстандарт требует от контрактных управляющих

Текст статьи

Сколько нужно шагать по карьерной лестнице новичку, чтобы из линейного сотрудника превратиться в руководителя контрактной службы? Профстандарт выделяет четыре ступени компетенции. Перечислим, что нужно научиться делать, чтобы подняться по ним.

В профстандарте «Специалист в сфере закупок», который будет применяться с 1 июля, перечислены все знания и навыки, которые нужны на каждом этапе работы по закупкам. Профстандарт состоит из четырех разделов. Они называются обобщенными трудовыми функциями.

Каждая функция включает перечень компетенций и практических навыков, которыми специалист должен владеть в подтверждение соответствия своей должности профстандарту.

В больших организациях на каждой из функций может быть закреплен отдельный сотрудник. В маленьких, где есть только контрактный управляющий, он будет в едином лице выполнять все функции по закупкам. Профстандарт обязывает контрактного управляющего обладать большей компетенцией, чем отдельно взятый сотрудник контрактной службы.

Для чистоты эксперимента рассмотрим идеальный вариант и предположим, что на службу приходит новичок, претендующий на низовую должность в контрактной службе и на первую ступень профкомпетенции согласно стандарту.

Расскажем, что нужно уметь, чтобы начать работу в должности контрактного управляющего. И выделим «добавочную стоимость», которую нужно прибавить к своим компетенциям, чтобы перейти на следующие профессиональные ступени.

Стартовая ступень.Функция «Обеспечение закупок»

Чтобы начать работать на самой простой должности в контрактной службе заказчика, не обязательно даже иметь высшее образование. Достаточно среднего профессионального. И хотя люди без высшего образования крайне редко работают в закупках, в крупных ведомствах в структуру контрактных служб могут входить сотрудники со средним образованием. Такие бывают, например, в учреждениях здравоохранения, где к закупкам могут привлекать фельдшеров или медсестер.

Важно, что вне зависимости от базового образования сотрудника (среднее, бакалавриат, магистратура, специалитет) у него обязательно должна быть корочка дополнительного профессионального образования в сфере закупок по 44-ФЗ (например, по курсу «Управление закупками»). До конца 2016 года допустимо иметь корочку о прохождении курса о размещении заказов (по 94-ФЗ).

Для начинающего специалиста, в том числе студента, путь в контрактную службу лежит через такие должности, как:

  • специалист по закупкам;
  • работник контрактной службы;
  • контрактный управляющий.

Профстандарт определяет функцию «Обеспечение закупок» одновременно как самую начальную, но также как самую универсальную.

В этом логика профстандарта не очень понятна. Речь даже не о том, что знаний, полученных в институте (или на курсах повышения квалификации), начинающему специалисту никак не хватит. Проблема в том, что именно вкладывает профстандарт в блок компетенций «Обработка результатов закупки и заключение контракта». С одной стороны, сотрудник выполняет простые технические функции вроде анализа цен на рынке. С другой стороны, профкомпетенция специалиста должна быть столь высока, что заказчик позволит ему даже подписание контракта.

Специалист стартовой ступени, согласно профстандарту, занят на трех блоках по обеспечению закупок. Он должен уметь:

  • собирать предварительные данные о потребностях заказчика, ценах на товары, работы, услуги;
  • готовить закупочную документацию;
  • обрабатывать результаты закупки и заключать контракт

Таблица 1 показывает, что должен уметь делать сотрудник, назначенный на каждый из трех функциональных блоков начального уровня.

Таблица 1

Блоки задач по обеспечению закупок
Сбор данных о потребностях заказчика, ценах на товары, работы, услуги Подготовка закупочной документации Обработка результатов закупки и заключение контракта
Что должен делать сотрудник Обрабатывать информацию о ценах на товары, работы, услуги Формировать НМЦК Анализировать поступившие заявки
Направлять приглашения принять участие в процедуре потенциальным поставщикам Описывать объект закупки Организационно обеспечивать работу закупочных комиссий
Обрабатывать и хранить информацию/документы (в т. ч. полученные от поставщиков) Описывать требования к участнику Обрабатывать заявки, проверять банковские гарантии, подводить итоги закупочной процедуры
Формировать порядок оценки участников Готовить протоколы заседаний закупочных комиссий
Составлять проект контракта Размещать результаты закупки
Составлять закупочную документацию Направлять приглашения заключить контракт
Размещать извещение и документацию Проверять документы перед заключением контракта
Проверять документацию для проведения закупочной процедуры Подписывать контракты с поставщиками
Проводить мониторинг поставщиков Размещать отчеты об исполнении, расторжении контрактов, санкциях к поставщикам
Готовить документы о приемке результатов исполнения контракта
Оплачивать поставленный товар, выполненную работу, оказанную услугу
Оплачивать суммы по банковской гарантии
Проводить возврат обеспечения контракта

Для того чтобы перескочить на следующую, вторую, ступень, сотрудник должен:

1. Обязательно получить высшее образование, как минимум степень бакалавра.

2. Иметь опыт не менее двух лет.

3. Освоить помимо функций базового уровня также планирование закупок.

4. Уметь применять способы определения поставщика и знать различия между ними.

Вторая ступень.Функция «Осуществление закупок»

На второй, продвинутой ступени компетенции должности сотрудников могут называться так:

  • старший специалист по закупкам;
  • консультант по закупкам;
  • работник контрактной службы;
  • руководитель контрактной службы;
  • контрактный управляющий.

Соотнесение задач по закупкам с умениями сотрудников показано в табл. 2.

Таблица 2

Блоки задач по осуществлению закупок
Составление планов и обоснование закупок Проведение процедур закупок
Что должен делать сотрудник Анализировать конкурентную среду на рынках товаров, работ, услуг Выбирать оптимальный способ определения поставщика
Организовывать общественное обсуждение закупок Привлекать спецорганизацию для отдельных функций определения поставщика
Составлять план закупок, вносить изменения в план Согласовывать требования к товарам, работам, услугам (в т. ч. НМЦК) и нормативным затратам заказчика
Размещать в ЕИС план закупок и изменения в него Контролировать разработку проектов контрактов
Готовить обоснование закупки Составлять и размещать отчет об объеме закупок у СМП
Разрабатывать план-график и вносить изменения в него Составлять отчетную документацию
Размещать план-график Обрабатывать формировать и хранить данные
Организовывать утверждение заказчиком плана закупок и плана-графика
Определять и обосновывать НМЦК
Уточнять в рамках обоснования цену контракта для ее указания в извещении

Компетенцию второго уровня профстандарт признает достаточной даже для руководителей контрактных служб. Как правило, это контрактные службы небольших ведомств либо же таких заказчиков, у которых экспертиза и приемка контракта вынесены в отдельное структурное подразделение.

И в этом снова проявляется специфическая логика профстандарта. Универсально соответствовать компетенции того или иного уровня профстандарта не получится. Компетенции сотрудника начального уровня будут захватывать компетенции следующих уровней.

Для заказчика это, конечно, только плюс: работники хотя бы отчасти будут взаимозаменяемыми. Однако выстроить контрактную службу, строго основываясь на требованиях стандарта, скорее всего, не получится. Либо это должна быть очень большая контрактная служба, где каждому дан узкий фронт работ, либо неизбежно начнется выяснение отношений: почему при равных или сопоставимых знаниях один занимает низшую должность, другой – высокую.

Идем далее. Чтобы совмещать в одном лице планирование и проведение закупок с приемкой результатов по контракту и перейти на третью ступень профстандарта, нужно:

1. Получить высшее образование уровня магистр или специалист.

2. Иметь опыт работы не менее четырех лет.

3. Уметь проводить оценку качества результатов контракта.

4. Применять меры ответственности к поставщикам и взаимодействовать с ФАС.

Третья ступень.Функция «Экспертиза результатов закупок, приемка контракта»

Третий уровень компетенции профстандарт отдает преимущественно должностям руководящего звена, таким как:

  • ведущий специалист по закупкам;
  • заместитель руководителя подразделения;
  • руководитель подразделения;
  • руководитель контрактной службы.

Профстандарт заложил на третий уровень компетенции как навыки по полному сопровождению закупок вплоть до принятия результатов контракта, так и обязанности по взаимодействию с контролирующими органами. Опять же здесь профстандарт оставляет место для субъективного подхода. Начальник контрактной службы может соответствовать как второму, так и третьему уровню. Каких конкретно компетенций требовать у специалиста – будет решать заказчик в зависимости от ситуации. То есть жестких инструментов для оценки соответствия специалиста его месту профстандарт не дает. Соотнесение задач и трудовых навыков представлено в табл. 3.

Блоки задач по экспертизе и приемке контракта
Проверка соблюдения условий контракта Проверка качества товаров, работ, услуг
Что должен уметь сотрудник Собирать информацию об исполнении контракта и сложностях, возникающих в процессе Проверять соответствие результатов контракта его условиям
Проверять достоверность информации об исполнении обязательств поставщика (в т. ч. о сложностях, выявленных при исполнении контракта) Проверять факты и данные при предъявлении результатов контракта на соответствие условиям контракта
Организовывать приемку этапов исполнения контракта. Создавать приемочную комиссию Организовывать процедуру приемки товара, работы, услуги и создавать приемочную комиссию
Привлекать экспертов к проведению экспертизы товара, работы или оказанной услуги Привлекать сторонних экспертов для экспертизы соответствия результатов контракта его условиям
Взаимодействовать с поставщиком при изменении и расторжении контракта Готовить материалы для рассмотрения дел об обжаловании действий заказчика и для выполнения претензионной работы
Применять меры ответственности при нарушении поставщиком условий контракта, в т. ч. включать в реестр недобросовестных поставщиков Составлять и оформлять документы по результатам проверки

Для перехода на следующий, высший этап нужно:

1. Иметь опыт работы не менее пяти лет.

2. Как минимум два года занимать руководящие должности.

3. Знать основы анализа и мониторинга закупок.

Четвертая ступень.Функция «Контроль в сфере закупок»

Высший уровень компетенции профстандарт оставляет за такими должностными лицами, как:

  • советник;
  • заместитель руководителя;
  • руководитель.

Помимо знаний по трем перечисленным ранее блокам специалист высшей компетенции проводит мониторинг и аудит в сфере закупок. Правда, нормы закона о мониторинге закупок будут применяться лишь с 1 января 2017 года. Поэтому практических знаний в части мониторинга у специалистов пока нет.

Соотнесение функций и навыков на четвертой ступени профстандарта указано в табл. 4.

Таблица 4

Блоки задач по контролю в сфере закупок
Мониторинг в сфере закупок Аудит и контроль в сфере закупок
Что должен уметь сотрудник Оценивать степень достижения целей закупок Анализировать и оценивать результаты закупок, цели закупок
Оценивать обоснованность закупок Проверять и оценивать законность, целесообразность, обоснованность, своевременность, эффективность и результативность расходов на закупки. Делать это на основании запланированных, заключенных и исполненных контрактов
Формировать предложения по совершенствованию законодательства о контрактной системе Обобщать результаты проведения экспертно-аналитической и информационной деятельности
Использовать ЕИС и информацию в ней Разрабатывать локальные нормативные акты (в т. ч. адаптировать их к изменениям законодательства в сфере закупок)
Оценивать эффективность обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд Проводить плановые проверки субъектов контроля
Оформлять сводный аналитический отчет Проводить внеплановые проверки субъектов контроля
Составлять и оформлять отчеты по результатам проверок документов

ОТ РЕДАКЦИИ. Кого ищут, что спрашивают

Профессиональные рекрутеры, сайты по поиску работ, агрегаторы вакансий в 2016 году изменили требования к соискателям должностей «контрактный управляющий», «специалист контрактной службы». Если ранее обязательным требованием было знание Закона № 44-ФЗ, то сейчас требования ужесточились.

Практически все объявления содержат указание на то, что соискатель на должность обязан иметь подтверждение дополнительного обучения. А именно дополнительного профобразования в объеме не менее 250 часов, то есть максимум из того, что преподают на курсах повышения квалификации. Вот какие формулировки требований по квалификации нашла редакция на сайтах по поиску работ:

  • «…минимально допустимый срок освоения программ дополнительного профессионального образования – не менее 250 часов (приказ Минобрнауки России от 01.07.2013 № 499)»;
  • «…дополнительное профессиональное образование: программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки в сфере закупок – 250 часов»;
  • «…профессиональная переподготовка по 44-ФЗ, желательно наличие сертификата обучения и опыт ввода данных в системы ЕАИСТ, ЕАСУЗ»;
  • «…образование – высшее, курсы профессиональной переподготовки в области закупок в объеме на менее 250 часов»;
  • «…наличие документов, подтверждающих повышение квалификации по 44-ФЗ, 223-ФЗ».

Из статьи журнала «Госзакупки.ру», № 12, декабрь, 2015

Название статьи

Функционал контрактной службы заказчика: оптимальная структура, проверенная временем

Текст статьи

Задача оптимизация затрат, в т. ч. и на человеческие ресурсы, в нынешних условиях стоит перед всеми. У многих в связи с этим на первый план вышел вопрос о том, какова же оптимальная структура контрактной службы, позволяющая максимально эффективно использовать знания различных специалистов. Опыт автора этой статьи доказывает: экономь — не экономь, но при нагрузке более 150–200 закупок в год заказчикам предпочтительно иметь не контрактного управляющего, а создавать именно коллегиальные органы вне зависимости от совокупного годового объема закупок.

Государственные структуры, оптимизируя численность своего персонала, как правило, предпочитают создавать контрактную службу без образования отдельного структурного подразделения, утверждая постоянный состав работников, выполняющих функции по осуществлению закупок.

В состав контрактной службы привлекаются специалисты подразделений, непосредственно размещающие закупки, сотрудники подразделений, являющиеся инициаторами закупки, а также специалисты из профильных служб, отвечающих за финансово-экономический блок и юридическую поддержку. Распределяя отдельные вопросы между профильными квалифицированными специалистами, удается проводить наиболее эффективную закупочную политику.

Приведем пример оптимальной структуры контрактной службы. Такого рода функционал достаточно хорошо себя зарекомендовал на практике. Примерная организация типовой контрактной службы без образования отдельного структурного подразделения приведена на следующей схеме:

Как создать контрактную службу, как отдельное структурное подразделение

По опыту нашей работы наибольшая нагрузка, как правило, ложится на сотрудников подразделений, непосредственно обеспечивающих публикацию закупки на ООС и проведение закупки. А также на сотрудников профильных подразделений (инициаторов закупки), обеспечивающих на подготовительном этапе сбор необходимых документов. Эти сотрудники составляют основу контрактной службы учреждения и преобладают в ее численном составе.

Дело привычки

Указанная на схеме форма организации работы контрактной службы заказчика позволяет сохранить существующие должности работников согласно штатному расписанию организации, без внесения в него значительных изменений. Например, в подразделении организации закупок есть специалисты различного уровня, занимающиеся вопросами планирования, проведения закупок, регистрации контрактов. В профильных подразделениях (инициаторах закупок) числятся сотрудники, непосредственно отвечающие за процесс подготовки технических заданий. В юридической и финансово-экономической службе остаются соответственно юристы, экономисты, бухгалтеры и т. п. Непосредственно прописать изменение должности нужно только заместителю руководителя учреждения, передав ему полномочия руководителя контрактной службы.

Руководитель контрактной службы

Руководителем контрактной службы назначается лицо, непосредственно курирующее вопросы закупок в учреждении, — не ниже заместителя руководителя. В его ведении находятся вопросы распределения должностных обязанностей и персональной ответственности между сотрудниками контрактной службы.

Руководитель контрактной службы осуществляет общее методическое руководство, в т. ч. главой учреждения на него могут быть возложены обязанности по подписанию, исполнению и прекращению контрактов от лица учреждения. На такую должность назначаются руководящие работники, которые имеют профессиональную переподготовку или прошедшие курсы среднесрочного повышения квалификации в области организации закупок. Как правило, руководитель контрактной службы является также председателем комиссии по осуществлению закупок заказчика.

Финансово-экономическая и юридическая службы заказчика

Работа контрактной службы осуществляется в тесном взаимодействии со всеми структурными подразделениями заказчика и во многом зависит от их профессиональной подготовки. Наиболее часто востребованные специалисты, входящие в состав контрактной службы, — это работники финансово-экономических подразделений, отделов планирования и бухгалтерского учета, работники юридического подразделения — отдела правового обеспечения и прикладных структурных подразделений, являющихся функциональными заказчиками — инициаторами закупки.

Специалисты финансово-экономических подразделений совместно с другими сотрудниками контрактной службы рассматривают вопросы планирования закупок, обоснования НМЦК, подтверждения наличия денежных средств на счетах заказчика до момента проведения закупки и непосредственно перед заключением контракта, согласовывают решение заказчика о проведении закупки, оформляют бюджетные обязательства, организуют оплату контрактов и возврат обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта.

Специалисты юридического подразделения заказчика, входящие в состав контрактной службы, берут на себя вопросы, связанные с согласованием заключения и изменения контракта, проведение претензионной работы по контрактам, в случае необходимости — проведение процедуры расторжения контракта в одностороннем или судебном порядке, взыскание штрафных санкций и неустоек.

Инициаторы закупки

Одну из наиболее важных ролей в контрактной службе играют специалисты, являющиеся инициаторами закупки. К их ведению относятся вопросы по прогнозированию потребностей в различных товарах, работах или услугах, работа по планированию и обоснованию закупок, подготовка комплекта документов и формирование технического задания, работа по обоснованию НМЦК, подготовка и согласование проектов решения заказчика о проведении закупки.

Такие специалисты привлекаются при подготовке ответов на запросы о разъяснении положений документации по закупке. В случае необходимости они бывают задействованы в общественном обсуждении закупок. Инициаторы закупок готовят проекты документов по заключению, изменению и расторжению контрактов, участвуют в приемке товаров, работ и услуг по контракту в качестве членов приемочной комиссии.

Из тех фронтов, на которые бросаются силы таких специалистов, можно отметить также и приемку товара: в определенных случаях они решают вопросы о необходимости привлечения экспертов для проверки результатов исполнения по контракту. Инициаторов закупки руководители часто обязывают принимать участие в заседаниях по рассмотрению жалоб в контролирующих органах. Ну и естественно, что они также нередко ведут претензионную работу по контрактам.

Подразделение по организации закупок

Основная работа контрактной службы ложится на подразделение, отвечающее за организацию проведения закупок в учреждении. Его сотрудники, как правило, в полном составе включаются в состав контрактной службы и составляют ее ядро. В их число входят наиболее подготовленные и квалифицированные специалисты. За ними закреплены вопросы по организации работы комиссий, проведение работ на ООС, а также в региональных системах закупок, так называемых АИС.

Сотрудники такого подразделения проводят также работу по направлению сведений в реестр недобросовестных поставщиков, а также участвуют в рассмотрении жалоб в контролирующих органах.

В рамках работы подразделения контрактной службы по организации проведения закупок можно выделить отдельные направления, которые вполне могут быть самостоятельными отделами. Часто у заказчиков имеет место разделение по функциональным направлениям деятельности.

Примерная структура типового подразделения заказчика по организации закупок, входящая в состав контрактной службы, приведена на следующей схеме:

Как создать контрактную службу, как отдельное структурное подразделение

Как видно на схеме, задачами этого подразделения являются системное проведение закупок на основе единого подхода к организационному, информационному, методическому и правовому обеспечению, а также координация и организационно-методическое обеспечение деятельности заказчика.

Возглавляет данную работу начальник отдельного структурного подразделения заказчика, который может являться также заместителем руководителя контрактной службы.

Отдел планирования и мониторинга закупок

По части планирования и мониторинга закупок структурное подразделение (отдел) готовит изменения для внесения в планы-графики закупок и размещает их на ООС. Также такой отдел обеспечивает организационно-методическое сопровождение по подготовке обоснования закупки, определения и обоснования НМЦК, контролирует необходимый уровень объема закупок, установленный для закупок среди СМП и СОНКО. После окончания планового периода отдел планирования и мониторинга размещает на ООС необходимые отчеты по закупкам.

Кроме того, данный отдел организует работы по согласованию технических заданий, оказывает организационно-методическое сопровождение при разработке типовых проектов контрактов и типовых технических заданий. Его сотрудники проводят работу по формированию и предоставлению сводной информации о проведенных закупках и заключенных контрактах, в т. ч. в органы статистики, а также готовят аналитические материалы по результатам проведенных закупок, например по выполнению плана-графика закупок.

Отдел по организации проведения закупок

По части организации проведения закупок данное структурное подразделение готовит извещение об осуществлении закупок, составляет аукционную, конкурсную документацию, оказывает содействие по подготовке протоколов заседаний комиссий. Оно организует работу по привлечению (в случае необходимости) специализированных организаций для выполнения отдельных функций определения поставщика. Такой отдел контролирует наличие в документации условий по предоставлению предусмотренных законом преимуществ учреждениям уголовно-исполнительной системы, организациям инвалидов, СМП и СОНКО, а также устанавливает требование о привлечении к исполнению контракта субподрядчиков, соисполнителей из числа СМП, СОНКО. Это подразделение также готовит и направляет разъяснения положений документации о закупке, готовит проект приказа об организации проведения закупки.

Счетчик трудодней

В среднем для комфортной работы в расчете на одного специалиста приходится 15–25 процедур ежемесячно. При этом, если происходит разделение работы по видам деятельности (подготовка технического задания инициатором закупки, проверка процедуры в части планирования, расчета начальной цены контракта, разработки документации), нагрузка может быть увеличена до 100–125 процедур ежемесячно, что в пересчете в среднем на год позволяет проводить до 2500–3000 закупок.

Среди прочего отдел по организации проведения закупок координирует работу структурных подразделений контрактной службы и специализированных организаций по подготовке, корректировке и согласованию конкурсной/аукционной документации. Его сотрудники осуществляют методическое сопровождение при разработке технических заданий, в т. ч. по подготовке и уточнению описания объекта закупки. Немаловажная часть работы — согласование таким отделом документации на соответствие требованиям, установленным действующим законодательством в процедурной части.

Сектор работы с контрактами

По части работы с контрактами подразделение по организации закупок (в лице сектора по работе с контрактами) следит за соблюдением сроков заключения контрактов. Также перед заключением контрактов сектор работы с контрактами проводит мониторинг контрактов с единственным поставщиком на предмет соответствия выбранного способа закупки требованиям законодательства. Подразделение занимается сбором и обобщением информации о контрактах, заключенных с единственным поставщиком, а также ведет регистрацию контрактов, регистрацию дополнительных соглашений, вводит информацию по их исполнению и прекращению.

Смена ролей

Нередко совмещение обязанностей происходят при передаче функций планирования в подразделение, связанное с осуществлением закупок. Поскольку, например, при корректировке технического задания приходится вносить изменения в планы-графики закупок, в т. ч. изменять сроки проведения процедуры. При рассмотрении документов, предназначенных к публикации на ООС, специалисты в обязательном порядке проверяют наличие таких процедур в планах-графиках и сверяют основные показатели, указанные в плане-графике, с данными, прописанными в техническом задании.

Работа, связанная с регистрацией и ведением контракта в информационной системе, часто передается в подразделение, занимающееся анализом и мониторингом закупок. Поскольку на него чаще всего возлагают функции по текущему контролю за регламентными сроками, установленными действующим законодательством по закупкам. Это, в частности, сроки регистрации контрактов, сроки закрытия контрактов, сроки передачи регламентной информации, внесение информации по претензионной работе.

В юридическую службу нередко переносят функцию по взаимодействию с контролирующими органами. На практике при численности отдела 4–6 человек при присоединении дополнительных функций позволяет заказчику сократить штатную численность передаваемого подразделения на 30% без значимой потери качества выполняемой работы.

Кроме того, подразделение нередко организует работы по взаимодействию с поставщиком (исполнителем) при исполнении, изменении, расторжении контракта. Особенно актуальным это взаимодействие становится, когда речь идет о применении мер ответственности к поставщику в случае просрочки исполнения им своих обязательств. Это же подразделение организует работу по проведению экспертизы, создает при необходимости приемочную комиссию.

Сектор работы с контролирующими органами

В части работы с контролирующими органами описываемое подразделение проводит подготовку материалов и представляет интересы заказчика на рассмотрении жалоб и судебных исков со стороны участников закупок. А также (совместно с инициаторами закупок) организует работу по согласованию с контрольным органом возможности заключения контрактов с единственным поставщиком, в т. ч., по результатам несостоявшихся закупок.


По сложившейся практике при особой необходимости отдельные функции подразделения по организации размещения закупок иногда бывают совмещены. Например, работа с контролирующими органами может быть передана в ведение отдела организации проведения закупок, работа с контрактами перенесена в отдел мониторинга и т. д., в зависимости от имеющейся в наличии штатной численности заказчика.

Журнал «Госзакупки.ру» - единственный журнал, на страницах которого практические разъяснения дают не только ведущие эксперты отрасли, но и специалисты ФАС России и Минэкономразвития России.
Подписаться по акции >>
Журнал «Госзаказ в вопросах и ответах» - уникальный журнал, материалы в котором представлены в формате «вопрос-ответ».
Подписаться по акции >>


Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Номер свидетельства ЭЛ №ФС77-42679 от 16.11.2010.




  • Мы в соцсетях
Самый полный банк информации для специалистов по закупкам!

Зарегистрируйтесь и получите бесплатный доступ к полному банку информации в сфере закупок на территории РФ (к самым важным новостям в сфере госзакупок).

Каждый день на портале pro-goszakaz.ru последние новости, решения проблемных вопросов, полезные статьи, шаблоны документов и многое другое.

А Вам подарок! После регистрации Вы получите доступ к лучшим видеотренингам по теме государственных закупок



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок запись вебинара «Ключевые проблемы в сфере госзакупок в 2016 году и их решения!»


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок - доступ к самым интересным видеотренингам по теме госзакупок в


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль