Рекомендации по оформлению нерегламентированных документов

2221
Рассмотрим случаи, когда требования к оформлению обязательных документов, используемые в работе контрактным управляющим, не установлены ни Законом о КС, ни какими бы то ни было иными нормативными актами, можно ли составлять их в произвольной форме.

Нередко контрактному управляющему приходят на помощь утвержденные внутриведомственные правила документооборота, но не всегда. Именно поэтому полезно перечислить основные принципы составления так называемых нерегламентированных документов.

Несмотря на то, что в законодательстве о контрактной системе жестких требований к форме значительного числа документов не приводится, стоит помнить, что их содержание все же обусловлено именно нормами Закона о контрактной системе и должно соответствовать тем закупочным отношениям, для которых эти документы и составляются. Оформление же официальных документов регламентируется специальным стандартом, и логично предположить, что официальные бумаги органов государственной власти и местного самоуправления в первую очередь должны соответствовать именно ему.

Регистрация на портале:
Для получения полного доступа к порталу Про-госзаказ.ру необходимо зарегистрироваться.

Требования к оформлению документов

В качестве ориентира для оформления шаблонов документов и расположения реквизитов можно рекомендовать ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ устанавливает стандарты оформления не только приказов, распоряжений и иных подзаконных и локальных нормативных актов, но и иных документов, круг которых довольно широк и включает в себя в т. ч. и письма.

«Управление закупками (120 часов)»

«Управление закупками (120 часов)»
Программа разработана согласно методическим рекомендациям Минэкономразвития России и Минобрнауки России и полностью соответствует Профстандарту.

ЗАПИСАТЬСЯ НА КУРС >>

ГОСТ регламентирует формат документов, расположение документа на странице, порядок расстановки реквизитов. Для организаций с отлаженным документооборотом эти данные стандартны:

  • герб или эмблема организации;
  • полное официальное наименование организации и ее реквизиты;
  • регистрационный номер документа;
  • место и дата его составления;
  • название документа;
  • сведения об утверждении, в т. ч. подпись утверждающего должностного лица и печать организации.

Кроме того, в отдельных документах (например, письмах и обращениях) указываются адресаты. Если документ является ответом (например, ответ на запрос), то в нем проставляются также регистрационный номер и дата составления того документа, на который данный ответ дается — исключением является ответ на запрос разъяснения закупочной документации, публикуемый без указания субъекта запроса.

В тексте ГОСТ Р 6.30–2003 описываются требования к проставлению реквизитов, а в приложении «А» дается схема их взаимного расположения. Если документ предназначен исключительно для приобщения к архиву организации, то для его оформления можно рекомендовать бланк, приведенный в приложении «Б.1». Обращения же и иные письма целесообразно оформлять с использованием бланка, образец которого приведен в приложении «Б.2».

Разумеется, все эти требования применяются в первую очередь в традиционном документообороте, т. е. если документ составляется на бумаге и отправляется в виде бумажного оригинала или скан-копии бумажного документа. При работе на Официальном сайте электронной площадки и иных подобных порталах документы формируются путем заполнения полей данных порталов и удостоверяются не подписью и печатью, а электронной подписью.

Содержание документов

При всей важности проставления реквизитов в официальном документообороте центральным элементом любого документа все же является содержание. Даже если требования к нему не установлены ни законом, ни подзаконными нормативными актами, можно логически вывести из контекста их использования те основные данные, которые должны быть в документ включены. Попробуем сформулировать рекомендации в отношении содержания тех «нерегламентированных» документов, которые чаще других используются в закупочных процедурах.

Форма запроса о предоставлении ценовой информации (ч. 5 ст. 22 Закона о контрактной системе) составляется в произвольной форме, но с учетом методических рекомендаций, утвержденных приказом Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567. Во исполнение этих рекомендаций в запросе необходимо указать:

  • наименование заказчика;
  • перечень сведений, необходимых для определения идентичности или однородности товара (работы, услуги);
  • основные условия поставки;
  • количество товара, объем работ (услуг);
  • ориентировочные сроки проведения закупки;
  • сроки предоставления запрашиваемой ценовой информации;
  • информацию о том, что сбор сведений не влечет возникновения каких-либо обязательств заказчика;
  • сведения о том, что из ответа на запрос должны однозначно определяться цена единицы товара (работы, услуги) и общая цена контракта на условиях, указанных в запросе, а также срок действия предлагаемой цены, расчет такой цены с целью предупреждения намеренного завышения или занижения цен.

Извещение о внесении изменений в закупочную документацию (ч. 6 ст. 50 Закона о контрактной системе и аналогичные нормы) должно содержать реквизиты публикации закупки на Официальном сайте. Эти реквизиты можно отразить в названии извещения вместе с указанием на предмет закупки и краткой сути изменений (например, «Извещение об уточнении требований к участникам конкурса» или «Извещение о продлении срока приема заявок»).

Если уж закупочная документация в рамках конкретной закупки является официальным документом, то и в тексте извещения о ее изменении лучше всего использовать стандарты, по которым оформляются изменения в нормативные документы, т. е. указывать целиком новые формулировки (например, «подпункт 12.27 п. 12 конкурсной документации изложить в следующей редакции…" или «дополнить п. 10 аукционной документации подп. 10.11 в следующей редакции…«). При этом необходимо помнить о том, что изменения в закупочную документацию не только направляются участникам закупки в виде извещений, но и обязательно публикуются на Официальном сайте.

Уведомление о продлении срока рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсе (ч. 1 ст. 53 Закона о контрактной системе) заказчик имеет право составить лишь при проведении конкурса на поставку товара, выполнение работы либо оказание услуги в сфере науки, культуры или искусства. По этой причине необходимо указать в названии документа предмет закупки, свидетельствующий о его применимости к данному основанию закупки. Кроме того, в названии следует отразить реквизиты публикации соответствующего конкурса на Официальном сайте. В тексте же документа достаточно указания на первоначальный срок окончания рассмотрения конкурсных заявок и на новый срок.

Запрос о согласии участника закупки на заключение контракта (ч. 5 ст. 54, ч. 14 ст. 70, ч. 17 ст. 83 Закона о контрактной системе) может быть ограничен лаконичной констатацией факта уклонения победителя закупки от подписания контракта и приглашением участнику, занявшему второе место, подписать контракт. Для идентификации контракта необходимо лишь развернутое указание реквизитов закупки — с содержанием же закупочной документации и условий поставки такой заказчик знаком априори и подтвердил это знакомство фактом подачи заявки, а потому воспроизводить их в запросе нет необходимости.

Разъяснение положений закупочной документации (ч. 7 ст. 50 Закона о контрактной системе и иные подобные нормы того же закона), направляемые участнику закупки в письменной форме, должны помимо реквизитов закупки содержать точную формулировку вопроса (при некорректной формулировке вопроса участников заказчик может в начале ответа предложить собственную уточненную), а также развернутый ответ по сути вопроса с указанием конкретных пунктов закупочной документации. В течение одного рабочего дня с даты направления разъяснений положений конкурсной документации такие разъяснения должны быть размещены заказчиком на Официальном сайте с указанием предмета запроса, но без обозначения лица, от которого поступил запрос. Разъяснения положений конкурсной документации не должны изменять ее суть.

Извещение об отмене закупки (ч. 1 ст. 36 Закона о контрактной системе) при соблюдении установленных Законом о КС сроков также может ограничиваться лаконичной констатацией отмены лота, нескольких лотов или всей закупки целиком с точным указанием на реквизиты закупки, ее предмет, а при необходимости также на номера и предмет отдельных лотов, подлежащих отмене. Как бы то ни было, обосновывать отмену закупки законодательство заказчика не обязывает, за исключением отмены закупки по истечении сроков, указанных в ч. 1 ст. 36 Закона о контрактной системе, — в этом случае заказчик обязан развернуто изложить обстоятельства непреодолимой силы, послужившие основанием для отмены закупки. Не стоит лишь забывать о том, что такое извещение заказчик обязан опубликовать на Официальном сайте.

Обращение о согласовании заключения контракта с единственным поставщиком (пп. 24 и 25 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе) должно соответствовать ст. 93 Закона о контрактной системе и содержать указание на несостоявшуюся конкурентную процедуру (в т. ч. дату ее объявления, способ, форму и предмет закупки), а также причину объявления процедуры несостоявшейся и дату подписания соответствующего протокола. Кроме того, в обращении должно быть отражено полное фирменное наименование, реквизиты и контрактные данные поставщика, с которым предполагается заключить контракт.

Запрос о согласии единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) заключить контракт должен содержать как минимум ту же информацию, что и извещение о проведении закупки. Можно рекомендовать приложить к такому запросу и сведения, подлежащие включению в закупочную документацию, и в первую очередь проект контракта во избежание подозрений в отсутствии согласования условий контракта. При этом, в отличие от конкурентной закупки, нет необходимости указывать такие данные, как форма заявки, порядок сопоставления заявок и т. п.

Уведомление о закупке у единственного поставщика (ч. 2 ст. 93 Закона о контрактной системе) должно содержать указание на пункт ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе, на основании которого проводится закупка, сведения о соответствующем предмете закупки, дате, месте и объемах поставки. Кроме того, к уведомлению необходимо приложить обоснование ссылки на п. 34 или п. 9 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе — как минимум соответственно протокол о признании запроса предложений несостоявшимся либо отчет о невозможности использования иных способов закупки.

Отчет о невозможности использования (нецелесообразности) иных способов определения поставщика (п. 9 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе) ввиду экстраординарных условий закупки не может быть пространным. Однако в нем как минимум стоит указать на эти самые условия аварии, иных чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, непреодолимой силы, потребность оказания медицинской помощи в экстренной форме или неотложной форме. Кроме того, стоит указать срок, к которому должны быть поставлена закупаемая продукция (чтобы отсутствие времени на проведение конкурентных процедур было наглядно) и собственно перечень такой продукции.

Положение о приемочной комиссии для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (ч. 6 ст. 94 Закона о контрактной системе) является документом, не обязательным для заказчика. Однако в случае создания приемочной комиссии, работающей на постоянной основе, ее деятельность все же должна опираться на соответствующее положение. В нем необходимо прописать численность членов комиссии (возможно даже указание на должности сотрудников, входящих в такую комиссию по должности), основные действия по приемке продукции и документарному осуществлению такой приемки, порядок голосования по вопросу о результатах приемки, а также порядок взаимодействия с руководством заказчика, инициатором закупки и поставщиком принимаемой продукции.

Приказ о создании приемочной комиссии (ч. 6 ст. 94 Закона о контрактной системе) помимо стандартных реквизитов приказа должен содержать реквизиты контракта, исполнение которого и проверяется комиссией, сведения о его условиях и сроках исполнения. Кроме того, в приказе поименно указываются члены комиссии и сроки их работы по приемке продукции.

Заключение по результатам экспертизы, проводимой силами заказчика (ч. 3 ст. 94 Закона о контрактной системе), должно содержать реквизиты того контракта, экспертиза результатов которого производится, описание запланированных результатов этого контракта (поставка товара, выполнение работ, указание услуг с перечислением конкретных товаров, работ и услуг), а также вывод эксперта о соответствии, несоответствии или частичном соответствии реальных результатов исполнения контракта запланированным. В последних двух случаях необходимо обоснование такого вывода. Наконец, подпись эксперта желательно сопроводить указанием на его должность, ученую степень или ученое звание, которые свидетельствуют о его экспертных навыках в отношении предмета контракта.

Решение о расторжении заказчиком договора в одностороннем порядке (ч. 9–24 ст. 95 Закона о контрактной системе) должно содержать прежде всего указание на норму Закона о контрактной системе и при необходимости норму ГК РФ, а также пункт контракта, обосновывающий такое расторжение контракта. Перед указанием нормы закона необходимо описать фактические обстоятельства, связанные с исполнением контракта и делающие его расторжение неизбежным. Например, привести выводы экспертизы или сведения о несоответствии поставщика предъявленным к нему в закупочной документации требованиям.

Решение об отмене решения об одностороннем отказе от исполнения контракта (ч. 14 ст. 95 Закона о контрактной системе) должно содержать реквизиты решения об одностороннем отказе и реквизиты соответствующего контракта с указанием его предмета, а также сведения о том, что устранено нарушение условий контракта, послужившее основанием для принятия указанного решения, и заказчику компенсированы затраты на проведение экспертизы, с указанием сути нарушений и сроков их устранения.

Рекомендации по оформлению нерегламентированных документов

Получите квалифицированную экспертную помощь в Системе "Госзаказ"

Анонсы будущих номеров
    Подробнее


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      ЭНЦИКЛОПЕДИЯ ЗАКУПОК

      Госзакупки.ру



      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Номер свидетельства ПИ № ФС77-70020 от 31.05.2017.

      


      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для профессионалов в сфере закупок

      Портал Про-госзаказ.ру

      Тут Вы найдете тысячи актуальных ответов на рабочие вопросы по законам №44-ФЗ и №223-ФЗ.

      Зарегистрируйтесь на портале, чтобы быть в курсе всех изменений, это займет меньше минуты.

      После регистрации Вам будет открыт доступ к видеолекциям по самым важным темам госзакупок.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Портал для специалистов в сфере закупок!

      Чтобы скачать этот документ, необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

      После регистрации Вы получите в подарок доступ к записям вебинаров по Законам 44 – ФЗ и 223 –ФЗ


       

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Портал для специалистов в сфере закупок!

      Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

      После регистрации Вы получите в подарок - доступ к самым интересным видеотренингам по теме госзакупок в


       

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль