Подготовка конкурсной документации: оптимизация процесса

841
Расскажем, как сократить временные и трудовые затраты на подготовку конкурсной документации, не убивая кучу времени и не допуская ошибок.

Из этой статьи вы узнаете:

  • заполнение раздела "общие положения";
  • заполнение раздела "Информационная карта";
  • заполнение раздела "Форма заявки и инструкция по ее заполнению";
  • заполнение раздела "Техническое задание и проект контракта";
  • на что обратить внимание и полезные советы при подготовке конкурсной документации.

Создать конкурсную документацию — означает разработать, напечатать, утвердить и разместить в ЕИС десятки страниц об условиях и способе определения поставщика. И так по каждой закупке. Если вы составите документацию и извещение без ошибок — обеспечите успех закупочной процедуры. Ведь как минимум вы защитите свою организацию от жалоб со стороны участников закупки и судебных исков.

Конкурсную документацию пишут в произвольной форме, но с соблюдением правил и ограничений Закона № 44-ФЗ.

Чтобы создать документацию, заказчики тратят от двух недель до двух месяцев в зависимости от объекта закупки. Дадим советы, как сократить эти временные затраты на четверть.

Сначала разделите документацию на разделы.

Регистрация на портале:
Для получения полного доступа к порталу Про-госзаказ.ру необходимо зарегистрироваться.

Раздел «Общие положения»

Рекомендация 1

Выделите сведения, одинаковые для каждой процедуры, и копируйте их для каждой последующей закупки.

В разделе «Общие положения» отразите требования Закона № 44-ФЗ (ст. 48–58), которые касаются проведения конкурса в целом. Включение этого раздела в конкурсную документацию закон прямо не предусматривает. Но сделать это надо для того, чтобы не перегрузить информационную карту конкурса лишней нормативкой.

При закрытом конкурсе применяйте положения Закона № 44-ФЗ о проведении открытого конкурса (ч. 2 ст. 85 Закона № 44-ФЗ).

Чтобы ускорить время оформления документации, выделите сведения, которые будут одинаковы для всех процедур. Их можно просто копировать для каждой закупки.

Перечислим такие сведения:

  1. единые требования к участникам (указаны в ст. 31 Закона № 44-ФЗ);
  2. порядок предоставления разъяснений и внесения изменений в документацию;
  3. требования к оформлению и содержанию заявки;
  4. права и обязанности заказчика, конкурсной комиссии, участников конкурса;
  5. порядок подготовки и размещения в ЕИС извещения о проведении открытого конкурса и конкурсной документации;
  6. порядок подачи, изменения и отзыва заявок на участие в конкурсе;
  7. порядок вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе;
  8. порядок рассмотрения и оценки конкурсных заявок;
  9. порядок заключения контракта по результатам открытого конкурса.

Запомните!

Нельзя изменять объект закупки, увеличивать размер обеспечения заявок на участие в открытом конкурсе (ч. 6 ст. 50 Закона № 44-ФЗ) Формулы подсчета баллов для оценки заявок оформите в виде таблицы, которую включите в Порядок оценки заявок. Если оформить формулы про образцу на рис. 1, это ускорит работу по составлению Порядка рассмотрения и оценки заявок.

Рис. 1. Таблица подсчета баллов


п/п

Наименование
и содержание критерия

Оценка предложения

Значение / Коэффициент весомости критерия

Результат

1

Цена

К1 = 1

Р1i = К1 x Цmini

Раздел «Информационная карта»

Рекомендация 2

Оформляйте информационную карту в виде таблицы с постоянными и переменными ячейками.

Условия конкретной закупки целесообразно разместить в виде информационной карты конкурса. В этой части документации укажите требования к участникам. Нужно прописать также преимущества и ограничения, которые вы установили на основании Закона № 44-ФЗ.

В информационной карте отразите только характеристики объекта закупки, которые позволят его идентифицировать. Подробное описание объекта закупки включите в техзадание.

Формируйте информационную карту с учетом требований ст. 42 Закона № 44-ФЗ («Извещение об осуществлении закупки)» и ч. 3 ст. 49 Закона № 44-ФЗ («Извещение о проведении открытого конкурса»). И конечно же, не забудьте и требования ч. 1, 2 ст. 50 Закона № 44-ФЗ («Конкурсная документация»). Эти же нормы надо учесть и в других частях документации!

Чтобы информация была простой для восприятия участников, рекомендуем оформить ее в виде таблицы. Это упростит задачу и сотруднику контрактной службы.

В таблице укажите:

  1. способ определения поставщика;
  2. сведения о заказчике, специализированной организации;
  3. информацию о контрактной службе, контрактном управляющем, ответственных за заключение контракта;
  4. наименование и описание объекта закупки;
  5. НМЦК;
  6. источник финансирования;
  7. дополнительные требования к участникам;
  8. преимущества и ограничения для участников;
  9. сроки приема заявок, дата вскрытия конвертов;
  10. размер обеспечения заявок и исполнения контракта, реквизиты для его перечисления;
  11. критерии и порядок оценки заявок.

Раздел «Форма заявки и инструкция по ее заполнению»

Рекомендация 3

Оформляйте описание качественных и функциональных характеристик объекта закупки в виде приложения в форме таблицы.

И хотя этим вы в большей степени сократите время участника процедуры, некоторую экономию получите и вы. Ведь, подготовив один раз образцы описи документов и приложений к заявке, вы в будущем станете лишь копировать их для следующих конкурсных документаций.

Закон не установил требований к составлению этой части документации. Поэтому включите в эту часть свои формы и образцы, которые понадобятся поставщику для участия в вашем конкурсе. Помимо Формы заявки на участие в конкурсе, в этот раздел включите образец описи документов участника. Форму предложения о цене контракта (она входит в состав заявки участника) рекомендуем оформить по образцу на рис. 2.

Рис. 2. Форма предложения о цене контракта


п/п

Наименование услуг

Цена (цифрами и прописью) с НДС, российский рубль

Цена (цифрами и прописью) без НДС, российский рубль

1

Услуги по сервисному обслуживанию автоматов очистки воды

Итого цена контракта

Сократят время участника на подготовку к конкурсу и разработанные образцы приложений к заявке. Это может быть приложение в виде таблицы по качественным и функциональным характеристикам объекта закупки. Образцы расчетов расходов на эксплуатацию и техническое обслуживание товара также можно включить в эту часть конкурсной документации. Не забудьте разработать стандартные образцы Формы предложений о квалификации участников закупки, опыта работы и деловой репутации специалистов. Сделать это надо, если в извещении вы обычно устанавливаете дополнительные требования к участникам.

Раздел «Техническое задание и проект контракта»

Рекомендация 4

Составьте три базовых шаблона ТЗ: на закупку товаров, выполнение работ и оказание услуг.

Техническое задание — раздел с требованиями к результату закупки. От качества подготовки этой части зависит успех процедуры закупки и выполнения контракта.

Чтобы ускорить работу ваших контрактных управляющих с этой частью документации, рекомендуем заранее составить несколько вариантов ТЗ. Разделить их следует по типу объекта закупки. Технические задания на закупку товаров, выполнение работ и оказание услуг отличаются формулировками. Проекты контрактов также можно разделить по этому принципу.

Конечно, это не избавит вас от необходимости заполнения этих разделов для конкретной закупки. Но от некоторого объема работы, связанного с внесением изменений в имеющиеся шаблоны, все же освободит.

Совет: составьте техническое задание заранее. Сэкономленное время вам понадобится для описания всех необходимых требований и условий закупки.

Формулировки технического задания должны быть понятными и лаконичными. Упростят разработку документации и сформированные вами заранее типовые (унифицированные) технические задания для различных видов товаров, работ, услуг.

Учтите, что требования ТЗ должны соответствовать нормам Закона № 44-ФЗ, сложившейся практике и обычаям делового оборота. Особенно это касается терминов и определений, которые вы используете в техническом задании.

Чтобы еще больше ускорить работу над ТЗ, включите в него реквизиты тех нормативных актов, которые приняты по нормированию в вашем регионе или ведомстве. Либо укажите, что такие документы отсутствуют.

Важно запомнить!

С 1 января 2017 г. наименование объекта закупки указывайте в соответствии с каталогом товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (ч. 4 ст. 23 Закона № 44-ФЗ).

Проект контракта — неотъемлемая часть конкурсной документации (ч. 2 ст. 50 Закона № 44-ФЗ). Если конкурс состоит из нескольких лотов, разработайте проект контракта в отношении каждого лота (решение Красноярского УФАС России от 16.12.2015 по делу № 1581, 1594).

Подготовка конкурсной документации: оптимизация процесса

Получите квалифицированную экспертную помощь в Системе "Госзаказ"



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией




Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Номер свидетельства ЭЛ №ФС77-42679 от 16.11.2010.




  • Мы в соцсетях
Сайт для профессионалов в сфере закупок

Портал Про-госзаказ.ру

Тут Вы найдете тысячи актуальных ответов на рабочие вопросы по законам №44-ФЗ и №223-ФЗ.

Зарегистрируйтесь на портале, чтобы быть в курсе всех изменений, это займет меньше минуты.

После регистрации Вам будет открыт доступ к видеолекциям по самым важным темам госзакупок.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок доступ записям вебинаров по Законам 44 – ФЗ и 223 –ФЗ


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок - доступ к самым интересным видеотренингам по теме госзакупок в


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль