Сургут в тройке лидеров Национального рейтинга прозрачности закупок среди муниципалитетов. В этом северном городе закупают централизовано и экономно. А оперативность закупок поддерживает электронный документооборот. Как с бумаги перешли на цифру и при этом сократили в четыре раза время на согласование, рассказывает начальник управления муниципальных закупок администрации города Сургута Татьяна Карпович.
Госзакупки.ру: Татьяна Анатольевна, перед властями сейчас стоит важная президентская задача — оцифровать страну, экономику, государственное и муниципальное управление, прокачать цифровую грамотность чиновников и населения. Ваш город и, в частности, ваше управление, одними из первых подключились к этой задаче, можно сказать даже раньше, чем Президент ее официально озвучил.
Татьяна КАРПОВИЧ: Да, цифровизация в закупках Сургута идет уже давно. Еще в 2006 году, когда работал 94-ФЗ, мы начали внедрять электронную систему, обеспечили электронный документооборот между заказчиками и структурами Администрации города, согласующими закупки. Впоследствии, когда был введен 44-ФЗ и появилось требование об обязательной интеграции информационных систем регионов и муниципалитетов с ЕИС, мы перешли на систему «АЦК-МЗ». Она соответствовала нашим задачам и обеспечивала необходимую интеграцию.
— Электронный документооборот улучшает многие рабочие процессы. Но некоторые заказчики откладывают ЭДО из-за денег или боязни, что закупочный процесс встанет. Поделитесь Вашими результатами перехода на ЭДО?
— Переход с бумаги на цифровой документооборот, в части согласования заявки на закупку и прилагаемых к ней документов, сэкономил нам время. После подписания в системе электронной подписью руководителем заказчика документы мгновенно поступают всем согласующим. При этом могут одновременно согласовывать документы несколько человек. Это значительно сокращает общее время согласования: раньше в среднем на это тратилось порядка 20 рабочих дней, с введением электронного документооборота — пять. В условиях сжатых сроков, когда время — ценный ресурс, это важно. Сократили затраты на закупку бумаги, транспортные услуги и расходные материалы
— А затраты сократились?
— Конечно, мы сократили затраты на закупку бумаги, автотранспортные услуги, расходные материалы к копировально-множительной технике. Отпала необходимость регистрировать входящие и исходящие документы.
— Вы сейчас работаете в системе, интегрированной с ЕИС?
— Мы перевели все закупки в Автоматизированный центр контроля — муниципальный заказ. Она интегрирована с ЕИС и электронными торговыми площадками. Через систему можно проводить не только все этапы закупок, но и финансовый контроль.
В системе «АЦК-МЗ» введена взаимная увязка с процессами исполнения бюджета, реализован функционал финансового контроля. При формировании закупки под нее сразу резервируются средства. Система не допустит размещение закупки, не обеспеченной финансовыми средствами, или закупки с превышением лимитов.
— А как обучаете сотрудников управления изменениям в законодательстве, как они прокачивают новые навыки в работе, в том числе цифровые? Например, работе с электронным ТЗ.
Быть в курсе изменений — необходимая и важная часть работы любого специалиста по закупкам
— Обучаем сотрудников непрерывно. Это важно с учетом объема и изменчивости законодательства и функционала ЕИС. Проводим не только регулярное повышение квалификации, но и участвуем в онлайн-семинарах, вебинарах. Такое крупное новшество, как структурированная форма описания объекта закупки, не исключение. Конечно, не все можно узнать на семинарах, многое выясняем только в ходе практической работы. Но пробовать, нарабатывать практику, учиться чему-то новому — это нормальный процесс.
— Как помогает цифровизация в проведении малых закупок? Работают ваши заказчики в электронном магазине?
— Контракты на закупки малого объема заказчики Сургута раньше заключали напрямую на бумаге. Но такая форма была непрозрачна и без конкуренции. Сейчас заказчики проводят закупки малого объема по пунктам 4, 5 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ через электронные магазины. Теперь процедура чуть дольше по времени, но прозрачная, конкурентная и снижает финансовые затраты, а это для бюджета всегда актуально.
Как провести закупку в электронном магазине – в пробном доступе к платформе.
— Насколько нам известно, Сургут много лет держит марку лидера по электронизации госзакупок. Как оценивается этот показатель?
— Уже десять лет подряд Сургут в лидерах рейтинга прозрачности закупок. Место в рейтинге определяют методом сравнительного анализа среди участников-закупщиков. В рейтинге принимают участие более 80 крупнейших муниципальных образований по всей стране. Исследование проводится по ряду показателей: степень информационной открытости и результативности процедур, интенсивность конкуренции на торгах, экономическая эффективность закупок. По каждому показателю присваивается оценка, по сумме баллов определяются победители. Статус «гарантированная прозрачность» получают только первые 10 муниципальных заказчиков, которые набрали наибольшее количество баллов.
— Что посоветуете заказчикам, которые сопротивляются процессам цифровизации в закупках, и тем, кто только оттачивает свои цифровые навыки?
— Могу посоветовать не бояться. Поначалу это может быть непривычно, даже сложно, как бывает сложным любое новое дело. Но жизнь закупщика никогда не была простой, и объективные плюсы от внедрения цифровизации, получаемые в перспективе, важнее субъективных неудобств здесь и сейчас. Вопросы перехода на цифровизацию, скорость и объемы такого перехода должны решаться в каждой конкретной ситуации отдельно, с учетом специфики заказчиков, их потребностей и объема закупок. Мы в свое время решили «цифровизировать» всё и сразу, начиная с планирования. Был пробный период с отработкой функционала на отдельных заказчиках, после чего распространили практику на всех.