Минимальный срок хранения документов

326

Вопрос

Каков минимальный срок хранения документов по закрытым торгам?

Ответ

Документы в отношении закрытого аукциона заказчик хранит не менее 3 лет.

Документы в отношении закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса заказчик хранит не менее 5 лет.

Сроки хранения документов, которые связаны с закупками

Как долго необходимо хранить документы, связанные с проведением закупок и что входит в этот список?

Кратко

Все документы, связанные с закупками организации, должны храниться 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам и услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным.

Регистрация на портале:
Для получения полного доступа к порталу Про-госзаказ.ру необходимо зарегистрироваться.

Детали

Документы в отношении закрытого аукциона заказчик хранит не менее 3 лет

Архивную деятельность регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, которые формируются в процессе деятельности госорганов, с указанием сроков хранения.

В перечень документов, которые относятся к закупкам, входят прежде всего конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы цен и полученные предложения. К нему также относятся извещения, запросы разъяснений, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы. Кроме того, в него включены доверенности, информационные карты, а также копии контрактов о проведении открытых конкурсов, запроса котировок, аукционов.

Все эти документы рекомендуем формировать в дела по каждой закупке, их необходимо хранить 5 лет.

Также в графе № 3 перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, которые исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть если документация о закупке оформлена и отработана в 2014 году, то срок ее хранения — с 1 января 2015 года по 31 декабря 2019 года. Далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню и положениям делопроизводства заказчика.

Рекомендация: Сколько лет хранить документы по закупкам

Заказчики обязаны хранить архивные документы. Об этом сказано в части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.

Перечень типовых архивных документов, сроки и правила, по которым хранят документацию, утвердило Минкультуры России в приказе от 25 августа 2010 года № 558, далее – Приказ № 558. При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки хранения (ч. 3 ст. 6 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, подп. 5.2.6 постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, письмо Минэкономразвития России от 6 апреля 2015 г. № Д28и-894).

Вместе с документами о закупке храните информацию, которую использовали, чтобы определить и обосновать НМЦК. Это оригиналы документов от поставщиков, снимки экрана с изображениями страниц сайтов, где указаны дата и время (п. 2.1 Методических рекомендаций, которые утверждены приказом Минэкономразвития от 2 октября 2013 г. № 567).

Чтобы определить, сколько лет хранить тот или иной документ, используйте таблицу.

Наименование документа Срок хранения Основание
Государственные и муниципальные контракты

– 5 лет;

– постоянно – по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

Пункт 272 Приказа № 558
Открытые конкурсы
Конкурсная документация, изменения и разъяснения документации 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно Пункт 273 Приказа № 558
Заявки участников
Аудиозаписи вскрытия конвертов
Протоколы
Запросы, извещения, уведомления, технические задания, графики – календарные планы, доверенности, информационные карты, копии контрактов и другие документы

– 5 лет;

– постоянно – по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

Пункт 273 Приказа № 558
Переписка о проведении открытых конкурсов 5 лет Пункт 275 Приказа № 558
Конкурсы: с ограниченным участием, двухэтапные, закрытые, закрытые с ограниченным участием, закрытые двухэтапные
Конкурсная документация, изменения и разъяснения документации – 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно Пункт 273 Приказа № 558
Заявки участников
Аудиозапись вскрытия конвертов
Протоколы
Аукционы
Аукционная документация, в том числе технические задания и информационные карты

– 5 лет;

– постоянно – по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

Пункт 273 Приказа № 558
Извещения и уведомления
Заявки участников и запросы
Протоколы, копии контрактов
Доверенности, графики – календарные планы, и другие документы
Переписка о проведении аукционов 5 лет Пункт 275 Приказа № 558
Закрытые аукционы
Документация о закупке, изменения документации, разъяснения документации 3 года Часть 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ
Заявки участников
Протокол рассмотрения заявок, протокол закрытого аукциона
Запросы котировок
Документация, технические задания, информационные карты

– 5 лет;

– постоянно – по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

Пункт 273 Приказа № 558
Извещения и уведомления
Заявки участников и запросы
Протоколы, копии контрактов
Графики – календарные планы, доверенности и прочие документы
Переписка о проведении котировок 5 лет Пункт 275 Приказа № 558
Запросы предложений
Извещение, приглашения участникам

– 5 лет;

– постоянно – по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

Пункт 273 Приказа № 558, статья 6 Гражданского кодекса РФ
Документация запроса предложений
Заявки участников и запросы
Протоколы, копии контрактов
Аудиозапись вскрытия конвертов
Графики – календарные планы, доверенности и прочие документы
Журналы, Реестры, Положения
Журнал регистрации протоколов комиссии по закупкам 5 лет Пункт 276 Приказа № 558
Журнал регистрации представителей участников, которые подали заявки 5 лет Пункт 277 Приказа № 558
Журнал регистрации представителей участников, которые прибыли на процедуру вскрытия конвертов с заявками
Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросе котировок 5 лет Пункт 278 Приказа № 558
Реестры государственных, муниципальных контрактов Постоянно Пункт 279 Приказа № 558
Положения о комиссиях по закупкам Постоянно Пункт 274 Приказа № 558
Гранты
Документы о проведении конкурсов на право получить грант

– Постоянно;

– 5 лет – по отклоненным заявкам

Пункт 280 Приказа № 558
Положения, регламенты конкурсных комиссий, экспертных советов на право получить грант Постоянно Пункт 281 Приказа № 558
Представления на кандидатов, которых избирают в состав экспертных советов на право получить грант, документы к ним Постоянно Пункт 282 Приказа № 558
Переписка о проведении конкурсов на право получить грант 5 лет Пункт 283 Приказа № 558
Журналы учета заявок участников конкурсов на право получить грант 5 лет Пункт 284 Приказа № 558
Документы на электронной площадке
Заявки на участие в закупках и другие документы, которые представляют участники торгов 10 лет с даты, когда заказчик подписал протокол о результатах закупки Подпункт «к» пункта 2.1 главы II приложения 2 к приказу Минэкономразвития России от 23 июля 2015 г. № 495
Протоколы о результатах проведения закупки

Журнал «Госзакупки.ру» - единственный журнал, на страницах которого практические разъяснения дают не только ведущие эксперты отрасли, но и специалисты ФАС России и Минэкономразвития России.
Подписаться по акции >>
Журнал «Госзаказ в вопросах и ответах» - уникальный журнал, материалы в котором представлены в формате «вопрос-ответ».
Подписаться по акции >>
Анонсы будущих номеров
    Подробнее
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      ЭНЦИКЛОПЕДИЯ ЗАКУПОК

      Госзакупки.ру



      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Номер свидетельства ПИ № ФС77-70020 от 31.05.2017.

      


      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для профессионалов в сфере закупок

      Портал Про-госзаказ.ру

      Тут Вы найдете тысячи актуальных ответов на рабочие вопросы по законам №44-ФЗ и №223-ФЗ.

      Зарегистрируйтесь на портале, чтобы быть в курсе всех изменений, это займет меньше минуты.

      После регистрации Вам будет открыт доступ к видеолекциям по самым важным темам госзакупок.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Портал для специалистов в сфере закупок!

      Чтобы скачать этот документ, необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

      После регистрации Вы получите в подарок доступ к записям вебинаров по Законам 44 – ФЗ и 223 –ФЗ


       

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Портал для специалистов в сфере закупок!

      Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

      После регистрации Вы получите в подарок - доступ к самым интересным видеотренингам по теме госзакупок в


       

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль