Тел. 8 (800) 511-98-67 Звонок бесплатный! Активировать гостевой доступ
Портал государственных закупок Про-Госзаказ.Ру

Необходимая документация в тендерном отделе бюджетного учреждения

  • 9 июня 2019
  • 3

Вопрос

Какие документы должны быть в тендерном отделе в бюджетном учреждении? Кто-то говорит, что достаточно положения об отделе и приказа о создании котировочной комиссии, кто-то утверждает, что помимо перечисленных, должны быть должностные инструкции на каждого сотрудника. Шаблоны по необходимым документам.

Ответ

Сотрудник отвечает только за исполнение обязанностей, которые прописаны в должностной инструкции. Вывод следует из статьи 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Позицию подтвердил суд (решение Озерского городского суда Челябинской области от 14 апреля 2016 г. по делу № 12-52/2016). Сотрудник готовит извещения, а в должностной инструкции таких обязанностей нет – отвечать за ошибки специалист не будет. Штраф заплатит работник, на которого возложена обязанность составлять извещения, или руководитель заказчика.

Требований к должностной инструкции в законодательстве нет, главное, чтобы документ был понятен, не противоречил Трудовому кодексу и трудовому договору. На практике заказчики включают в инструкцию для специалистов контрактной службы четыре раздела:

 Общие положения;

 Должностные обязанности;

 Права;

 Ответственность.

Распределить обязанности можно не только должностными инструкциями, но и специальным приказом. Однако приказ не должен противоречить должностным инструкциям. Более подробно читайте обоснование ответа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Госзаказ

Как составить должностные инструкции для специалистов контрактной службы

Сотрудник готовит извещения, а в должностной инструкции таких обязанностей нет – отвечать за ошибки специалист не будет. Штраф заплатит работник, на которого возложена обязанность составлять извещения, или руководитель заказчика. Правильно составленные инструкции помогут грамотно распределить нагрузку сотрудников, а значит, повысить эффективность работы. Расскажу, что написать в инструкции специалиста контрактной службы и как утвердить документ.

Какие сведения включить в должностную инструкцию

Какие сведения включить в должностную инструкцию специалиста контрактной службы

Требований к должностной инструкции в законодательстве нет, главное, чтобы документ был понятен, не противоречил Трудовому кодексу и трудовому договору. На практике заказчики включают в инструкцию для специалистов контрактной службы четыре раздела:

 Общие положения;

 Должностные обязанности;

 Права;

 Ответственность.

Общие положения. В разделе напишите название должности, опишите квалификационные требования к специалисту: что должен знать и уметь работник. Обязательное требование к работнику контрактной службы – высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. Требования к образованию зависят от должности сотрудника.

Должность/образование Среднее Высшее – бакалавр Высшее – магистр, специалист
Специалист по закупкам +    
Работник контрактной службы + + +
Контрактный управляющий + + +
Старший специалист по закупкам   +  
Консультант по закупкам   +  
Ведущий специалист     +
Зам. руководителя подразделения     +
Руководитель подразделения     +
Руководитель контрактной службы     +

Внимание: обязательное условие – сотрудник получил дополнительное образование: программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки в сфере закупок

Требования к образованию перечислены в части 6 статьи 38 Закона № 44-ФЗ и в профстандарте «Специалист в сфере закупок», который Минтруд утвердил приказом от 10 сентября 2015 года № 625н.

В разделе «Общие положения» также перечислите документы, которыми специалист должен руководствоваться в работе: Закон № 44-ФЗ, другие нормативно-правовые акты в сфере закупок, Положение о контрактной службе. Укажите, кому подчиняется специалист, к кому переходят обязанности специалиста на время отсутствия работника.

Совет: когда прописываете в должностной инструкции знания и умениям работников контрактной службы, используйте требования из профстандарта «Специалист в сфере закупок».

Должностные обязанности. Подробно опишите, что должен делать специалист контрактной службы. Если упустите какую-то обязанность, работник вправе отказаться выполнять поручение и сослаться на должностную инструкцию. Помимо профильных обязанностей, например составлять планы закупок, можете описать общие: соблюдать нормы трудового законодательства и служебного общения. Обязанности специалиста контрактной службы перечислены в профстандарте.

Права. Перечислите права работника. Это могут быть права, установленные Трудовым кодексом и другими нормативными правовыми актами. Сотрудник сам решает, использовать права или нет.

Ответственность. Опишите, за какие проступки работник понесет ответственность. Например, за то, что не соблюдает трудовой распорядок, не выполняет должностные обязанности.

При желании переименуйте названия разделов или добавьте в инструкцию другие пункты. Что включить в каждый из разделов должностной инструкции, смотрите в шаблоне.

Ситуация: заказчик находится в Москве, можно ли в должностной инструкции прописать, что специалист контрактной службы должен проживать на территории Москвы или Московской области

Нет, такое требование к работнику неправомерно. Зависимость от места жительства ограничивает сотрудников в трудовых правах. Об этом сказано в части 2 статьи 3 Трудового кодекса. Если установите в должностной инструкции требование к месту жительства сотрудника, кадровик заплатит штраф до 5000 руб., а организация – до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ситуация: у работника высшее непрофильное – педагогическое образование, можно ли его назначить старшим специалистом контрактной службы

Да, можно. Необходимо любое высшее образование и дополнительная профессиональная подготовка в сфере закупок: курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Такой позиции придерживается Минэкономразвития в письме от 24 апреля 2017 года № ОГ-Д28-5176.

Как оформить должностную инструкцию

Как оформить должностную инструкцию специалиста контрактной службы

Оформите должностную инструкцию отдельным документом или приложением к трудовому договору. Позицию изложил Роструд в письме от 9 августа 2007 года № 3042-6-0.

Обязательных требований к должностной инструкции в законодательстве нет. Однако специалисты Роструда рекомендуют включить в документ конкретные реквизиты, которые перечислю ниже.

Название организации. Напишите полное название согласно учредительным документам. Ниже полного названия или за ним пропишите сокращенное, при условии, что закрепили короткое наименование в учредительных документах. Если заказчик – территориальное отделение, то укажите название отделения ниже наименования основной организации.

Вид документа. Это название документа по ОКУД, то есть «должностная инструкция» (код 0252051 согласно ОК Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 011-93).

Дата документа. Это день, в который утвердили инструкцию. Напишите дату арабскими цифрами в формате: день, месяц и год либо в обратном порядке – или словесно-цифровую форму. Например, 25.08.2017 г., 2017.08.27, 25 августа 2017 г.

Регистрационный номер документа. Это порядковый номер, который присваивают документу согласно правилам документооборота в организации. Укажите номер на одной строке с датой.

Место, в котором составили инструкцию. Укажите реквизит, если из названия организации непонятно, где составили документ. Например, заказчик – администрация Клинского муниципального района Московской области. В этом случае понятно, что место составления документа – город Клин Московской области. Допустим, инструкцию составили в федеральном государственном бюджетном учреждении «Наука». Из названия непонятно, где расположен заказчик, поэтому укажите населенный пункт отдельно.

Гриф утверждения документа. Гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, должности, инициалов, фамилии и подписи руководителя или сотрудника, который утверждает документ, а также даты. Гриф поставьте в верхнем правом углу инструкции.

Текст должностной инструкции. Это основная часть документа, разделы описаны выше. Составлять инструкцию необходимо на русском языке или на государственных языках регионов.

Отметка о приложениях. Когда у инструкции есть приложение, то после текста напишите количество листов и экземпляров. Например, приложение: на 5 л. в 2 экз. Если приложение по тексту не упоминаете, то, кроме листов и экземпляров, напишите название. Допустим, должностная инструкция – это приложение к трудовому договору. Тогда в верхнем правом углу инструкции напишите «Приложение № __ к трудовому договору № __ от "__"________ 20__г.».

Подпись. В этот реквизит включите название должности, фамилию, инициалы сотрудника, который подписывает документ. Подпись следует за приложениями, а когда приложений нет – за текстом. Если документ подписывают несколько человек, разместите реквизиты в зависимости от должности – сверху вниз по старшинству.

Гриф согласования документа. Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности, подписи, инициалов и фамилии сотрудника, с которым согласована инструкция, а также даты согласования.

Реквизиты должностной инструкции перечислены в разделе 2 ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ рекомендательный, поэтому заказчики вправе оформить документ с другими реквизитами. Роструд рекомендовал учитывать требования стандарта при разработке инструкции (письмо Роструда от 31 октября 2007 года № 4412-6).

Ситуация: как изменить должностную инструкцию специалиста контрактной службы

Если оформили должностную инструкцию отдельным документом, внесите правки в документ. Для этого издайте приказ. Под подпись ознакомьте сотрудников с новой редакцией инструкции. Когда должностная инструкция – приложение к трудовому договору, измените договор и инструкцию. Оформите правки дополнительным соглашением к трудовому договору. Такую рекомендацию дает Роструд в письме от 31 октября 2007 года № 4412-6.

Кто разрабатывает и утверждает должностную инструкцию

Кто разрабатывает и утверждает должностную инструкцию специалиста контрактной службы

Должностную инструкцию разрабатывает и подписывает руководитель контрактной службы. Именно руководитель должен определить обязанности работников и персональную ответственность. Об этом сказано в пункте 10 Типового положения из приказа Минэкономразвития России от 29 октября 2013 года № 631. В зависимости от порядка в организации инструкцию согласовывают представители других подразделений, например кадровой и юридических служб.

Инструкцию приказом утверждает работодатель: руководитель организации, заместитель или другой сотрудник, который уполномочен утверждать локальные нормативные акты. Такой вывод следует из части 1 статьи 22 Трудового кодекса РФ.

Должностную инструкцию руководителя контрактной службы составляет сотрудник отдела кадров, а утверждает руководитель организации заказчика.

Ознакомьте сотрудника с инструкцией под подпись. Расписаться специалист может одним из способов в зависимости от порядка документооборота в организации:

1. В журнале с инструкциями.

2. В листе ознакомления. Листы ознакомления пронумеруйте, подшейте к инструкции и опломбируйте, наклеив поверх кусок бумаги. На последнем листе расписывается исполнитель и ставится печать организации.

3. В самой инструкции. Составьте инструкцию в двух экземплярах. Пусть специалист распишется на обоих экземплярах. Один отдайте сотруднику, второй храните в организации.

Обязанность работодателя знакомить сотрудников с нормативными актами организации закреплена в части 2 статьи 22 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли согласовывать должностную инструкцию с профсоюзами

Нужно, если предусмотрели такое обязательство в коллективном договоре. Работодатель принимает локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюза в случаях, которые предусмотрены законодательством и коллективными договорами. В законодательстве нет требования согласовывать должностные инструкции с профсоюзами. Такой вывод следует из части 1 статьи 372 Трудового кодекса РФ.

Как распределить обязанности работников контрактной службы

Как распределить обязанности работников контрактной службы при помощи должностной инструкции

Обязанности в контрактной службе распределяйте в зависимости от штата сотрудников. Например, составьте инструкции для специалиста, старшего специалиста, ведущего специалиста в сфере закупок. Допустим, специалист отвечает за публикацию извещений и других документов в рамках закупки, старший специалист – за планы и планы-графики, а ведущий специалист следит за тем, как контрагент исполняет контракт, готовит претензии. Обязанности работников контрактной службы расписаны в профстандарте «Специалист в сфере закупок».

Разделить обязанности необходимо, чтобы распределить нагрузку и определить ответственность сотрудников. Сотрудник отвечает только за исполнение обязанностей, которые прописаны в должностной инструкции. Вывод следует из статьи 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Позицию подтвердил суд (решение Озерского городского суда Челябинской области от 14 апреля 2016 г. по делу № 12-52/2016).

Распределить обязанности можно не только должностными инструкциями, но и специальным приказом. Однако приказ не должен противоречить должностным инструкциям. Например, по инструкции специалист планирует закупки, публикует извещения и документацию. Приказом можете возложить на него обязанности по планированию, а публикацию извещений предоставьте другому работнику контрактной службы.

Обязанности в контрактной службе распределяйте в зависимости от штата сотрудников. Например, составьте инструкции для специалиста, старшего специалиста, ведущего специалиста в сфере закупок. Допустим, специалист отвечает за публикацию извещений и других документов в рамках закупки, старший специалист – за планы и планы-графики, а ведущий специалист следит за тем, как контрагент исполняет контракт, готовит претензии. Обязанности работников контрактной службы расписаны в профстандарте «Специалист в сфере закупок».

Разделить обязанности необходимо, чтобы распределить нагрузку и определить ответственность сотрудников. Сотрудник отвечает только за исполнение обязанностей, которые прописаны в должностной инструкции. Вывод следует из статьи 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Позицию подтвердил суд (решение Озерского городского суда Челябинской области от 14 апреля 2016 г. по делу № 12-52/2016).

Распределить обязанности можно не только должностными инструкциями, но и специальным приказом. Однако приказ не должен противоречить должностным инструкциям. Например, по инструкции специалист планирует закупки, публикует извещения и документацию. Приказом можете возложить на него обязанности по планированию, а публикацию извещений предоставьте другому работнику контрактной службы.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку
Станьте нашим читателем

Мы в соцсетях
Пожалуйста, войдите на сайт

Портал Про-госзаказ.ру

Уже прочитали ответ на свой вопрос? Не спешите уходить!
По данному вопросу еще много нюансов, прочитайте ответ дальше.
Для получения полного доступа необходимо зарегистрироваться. Это займет меньше минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Или авторизуйтесь при помощи социальных сетей
Зарегистрироваться
×
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ - необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок - доступ к самым интересным видеотренингам по теме госзакупок в


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Портал для специалистов в сфере закупок!

Чтобы скачать этот документ, необходимо зарегистрироваться на портале Pro-goszakaz.ru 

После регистрации Вы получите в подарок доступ к записям вебинаров по Законам 44 – ФЗ и 223 –ФЗ


 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.